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Häusliches Arbeitszimmer: Aktualisiertes Schreiben der Finanzverwaltung PDF Drucken

Die Finanzverwaltung hat mit Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 6.10.2017 (Aktenzeichen IV C 6 – S 2145/07/10002 :019) das bisherige Schreiben aus dem Jahr 2011 zur steuerlichen Abzugsfähigkeit von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer grundlegend aktualisiert und an die zwischenzeitlich ergangene Rechtsprechung angepasst.


Zunächst ist festzuhalten, dass sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen im Jahr 2017 nicht geändert haben. Sowohl für Arbeitnehmer als auch für Unternehmer gilt im Grundsatz, dass Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung steuerlich nicht abzugsfähig sind. Hiervon existieren zwei Ausnahmen:
–    das Abzugsverbot gilt dann nicht, wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. In diesem Fall wird die Höhe der abziehbaren Aufwendungen auf 1 250 € pro Jahr begrenzt;
–    die Beschränkung der Höhe nach gilt nicht, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen bzw. beruflichen Betätigung bildet; in diesem Fall ist unerheblich, ob ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Herauszuheben sind die folgenden Aspekte:


a)    Begriff des häuslichen Arbeitszimmers
Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ist ein häusliches Arbeitszimmer ein Raum, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des Stpfl. eingebunden ist, vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder organisatorischer Arbeiten dient und ausschließlich oder nahezu ausschließlich zu betrieblichen und/oder beruflichen Zwecken genutzt wird. Unschädlich ist dabei eine untergeordnete private Mitbenutzung von bis zu 10 %.
In die häusliche Sphäre eingebunden ist ein als Arbeitszimmer genutzter Raum regelmäßig dann, wenn er zur privaten Wohnung oder zum Wohnhaus des Stpfl. gehört. Dies kann aber auch z.B. einen Kellerraum oder einen Raum unter dem Dach (Mansarde) des Wohnhauses betreffen, in dem der Stpfl. seine Wohnung hat, wenn die Räumlichkeiten auf Grund der unmittelbaren Nähe mit den privaten Wohnräumen des Stpfl. als gemeinsame Wohneinheit verbunden sind.


Hinweis:
Insoweit ist stets der Einzelfall zu prüfen. Bei einem im Keller oder Dachgeschoss eines Mehrfamilienhauses befindlichen Raum, der nicht zur Privatwohnung des Stpfl. gehört, sondern zusätzlich angemietet wurde, kann es sich um ein außerhäusliches Arbeitszimmer handeln. Maßgebend ist, ob eine innere häusliche Verbindung des Arbeitszimmers mit der privaten Lebenssphäre des Stpfl. besteht.
Aufwendungen für einen in die häusliche Sphäre eingebundenen Raum, der mit einem nicht unerheblichen Teil seiner Fläche auch privat genutzt wird (sog. „Arbeitsecke“), können nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden.


Hinweis:
Aufwendungen für Räume wie Küche, Bad und Flur, die in die häusliche Sphäre eingebunden sind und zu einem nicht unerheblichen Teil privat genutzt werden, können auch dann nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden, wenn ein berücksichtigungsfähiges häusliches Arbeitszimmer existiert und damit diese Räume auch beruflich bzw. betrieblich mitgenutzt werden.


Nicht unter die Abzugsbeschränkung fallen Räume, die ihrer Ausstattung und Funktion nach nicht einem Büro entsprechen (z.B. Betriebsräume, Lagerräume, Ausstellungsräume), selbst wenn diese ihrer Lage nach mit dem Wohnraum des Stpfl. verbunden und so in dessen häusliche Sphäre eingebunden sind. Auch ist insoweit eine untergeordnete private Mitbenutzung unschädlich. Hierzu nennt die Finanzverwaltung folgende Beispielsfälle:


–    Eine Arzt-, Steuerberater- oder Anwaltspraxis grenzt an das Einfamilienhaus an oder befindet sich im selben Gebäude wie die Privatwohnung, wenn diese Räumlichkeiten für einen intensiven und dauerhaften Publikumsverkehr geöffnet und z.B. bei häuslichen Arztpraxen für Patientenbesuche und -untersuchungen eingerichtet sind.
–    In einem Geschäftshaus befinden sich neben der Wohnung des Bäckermeisters die Backstube, der Verkaufsraum, ein Aufenthaltsraum für das Verkaufspersonal und das Büro, in dem die Buchhaltungsarbeiten durchgeführt werden. Das Büro ist in diesem Fall auf Grund der Nähe zu den übrigen Betriebsräumen nicht als häusliches Arbeitszimmer zu werten.
–    Im Keller ist ein Arbeitsraum belegen, der – anders als z.B. ein Archiv – keine (Teil-)Funktionen erfüllt, die typischerweise einem häuslichen Arbeitszimmer zukommen, z.B. Lager für Waren und Werbematerialien.


b)    Betroffene Aufwendungen
Zu den von dem Abzugsverbot bzw. der Abzugsbeschränkung für ein häusliches Arbeitszimmer betroffenen Aufwendungen gehören insbesondere solche für die Ausstattung des Zimmers, wie z.B. Tapeten, Teppiche, Fenstervorhänge, Gardinen und Lampen, sowie die anteiligen Aufwendungen für:
–    Miete bzw. Gebäudeabschreibung bei einer im Eigentum des Stpfl. befindlichen Immobilie,
–    Schuldzinsen für Kredite, die zur Anschaffung, Herstellung oder Reparatur des Gebäudes oder der Eigentumswohnung verwendet worden sind,
–    Wasser- und Energiekosten,
–    Reinigungskosten,
–    Grundsteuer, Müllabfuhrgebühren, Schornsteinfegergebühren, Gebäudeversicherungen,
–    Renovierungskosten.


Hinweis:
Die auf ein häusliches Arbeitszimmer anteilig entfallenden Aufwendungen sind grundsätzlich nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zu der nach §§ 42 bis 44 der Zweiten Berechnungsverordnung (II. BV) oder nach der Wohnflächenverordnung berechneten Wohnfläche der Wohnung (einschließlich des Arbeitszimmers) zu ermitteln.


Abgrenzend ist zu beachten:
–    Luxusgegenstände wie z.B. Kunstgegenstände, die vorrangig der Ausschmückung des Arbeitszimmers dienen, gehören zu den nicht abziehbaren Aufwendungen der privaten Lebensführung und sind daher grundsätzlich vom Abzug ausgeschlossen.
–    Nicht vom Abzugsverbot erfasst sind dagegen die Aufwendungen für Arbeitsmittel.


c)    Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung
Die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers sind in voller Höhe abzugsfähig, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Diese Voraussetzung ist gegeben, wenn in dem Arbeitszimmer diejenigen Handlungen vorgenommen und Leistungen erbracht werden, die für die konkret ausgeübte betriebliche oder berufliche Tätigkeit wesentlich und prägend sind. Der Tätigkeitsmittelpunkt bestimmt sich nach dem inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunkt der betrieblichen und beruflichen Betätigung des Stpfl. Dem zeitlichen (quantitativen) Umfang der Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers kommt lediglich eine indizielle Bedeutung zu. Das zeitliche Überwiegen der außerhäuslichen Tätigkeit schließt einen unbeschränkten Abzug der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer daher nicht von vornherein aus.


d)    Höchstbetrag von 1 250 €
Sofern das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt bildet, jedoch für die im Arbeitszimmer verrichteten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeiten kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, kommt ein Abzug bis zu 1 250 € in Betracht. Anderer Arbeitsplatz ist grundsätzlich jeder Arbeitsplatz, der zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet und so beschaffen ist, dass der Stpfl. auf das häusliche Arbeitszimmer nicht angewiesen ist.


Hinweis:
Vor diesem Hintergrund ist der konkrete Einzelfall zu betrachten. Mittlerweile liegen zu etlichen Berufsgruppen finanzgerichtliche Entscheidungen zur Einstufung vor, welche einen wichtigen Anhaltspunkt für die Beurteilung im Einzelfall geben können.
Bei dem Betrag von 1 250 € handelt es sich nicht um einen Pauschbetrag. Es handelt sich vielmehr um einen personenbezogenen Höchstbetrag. Dies ist in folgenden Fällen von Bedeutung:


–    Nutzung des Arbeitszimmers zur Erzielung unterschiedlicher Einkünfte: Übt ein Stpfl. mehrere betriebliche und berufliche Tätigkeiten nebeneinander aus und bildet das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, so sind die Aufwendungen für das Arbeitszimmer entsprechend dem Nutzungsumfang den darin ausgeübten Tätigkeiten zuzuordnen. Liegt dabei der Mittelpunkt einzelner Tätigkeiten außerhalb des häuslichen Arbeitszimmers, ist der Abzug der anteiligen Aufwendungen auch für diese Tätigkeiten möglich.
Liegt dagegen der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung nicht im häuslichen Arbeitszimmer, steht für einzelne Tätigkeiten jedoch kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können die Aufwendungen bis zur Höhe von 1 250 € abgezogen werden. Dabei sind die Aufwendungen für das Arbeitszimmer entsprechend dem Nutzungsumfang den darin ausgeübten Tätigkeiten zuzuordnen. Soweit der Kostenabzug für eine oder mehrere Tätigkeiten möglich ist, kann der Stpfl. diese anteilig insgesamt bis zum Höchstbetrag abziehen. Eine Vervielfachung des Höchstbetrags entsprechend der Anzahl der darin ausgeübten Tätigkeiten ist ausgeschlossen.


Beispiel:
Ein Angestellter nutzt sein Arbeitszimmer zu 40 % für seine nichtselbständige Tätigkeit und zu 60 % für eine unternehmerische Nebentätigkeit. Nur für die Nebentätigkeit steht ihm kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. An Aufwendungen sind für das Arbeitszimmer insgesamt 2 500 € entstanden. Diese sind nach dem Nutzungsverhältnis aufzuteilen. Auf die nichtselbständige Tätigkeit entfallen 40 % von 2 500 € = 1 000 €, die nicht abgezogen werden können, da für diese Tätigkeit ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Auf die Nebentätigkeit entfallen 60 % von 2 500 € = 1 500 €, die bis zu 1 250 € als Betriebsausgaben abgezogen werden können.


Hinweis:
In diesen Fällen muss die zeitliche Nutzung des Arbeitszimmers für die verschiedenen Tätigkeiten glaubhaft gemacht werden. Ratsam ist, für einen repräsentativen Zeitraum Aufzeichnungen zu führen.


–    Nutzung des Arbeitszimmers durch mehrere Stpfl.: Die Abzugsbeschränkung ist personenbezogen anzuwenden. Daher kann jeder Nutzende die Aufwendungen, die er selbst getragen hat, entweder unbegrenzt, bis zum Höchstbetrag von 1 250 € oder gar nicht abziehen. Nutzen mehrere Personen, wie z.B. Ehegatten, ein Arbeitszimmer gemeinsam, sind die Voraussetzungen für den Abzug der Kosten bezogen auf die einzelne steuerpflichtige Person zu prüfen.


Hinweis:
Nutzen Miteigentümer das Arbeitszimmer gemeinsam zur Erzielung von Einkünften, kann jeder die seinem Anteil entsprechenden und von ihm getragenen Aufwendungen (z.B. Absetzung für Abnutzung, Schuldzinsen) als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehen. Dasselbe gilt für Mietzahlungen für eine durch Ehegatten oder Lebenspartner gemeinsam gemietete Wohnung.


–    Nicht ganzjährige Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers: Der Höchstbetrag von 1 250 € ist auch bei nicht ganzjähriger Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers in voller Höhe, also nicht zeitanteilig, zum Abzug zuzulassen.
–    Wird das Arbeitszimmer für eine spätere Nutzung vorbereitet, bei der die Abzugsvoraussetzungen vorliegen, sind die darauf entfallenden Aufwendungen entsprechend zu berücksichtigen. Insoweit liegen dann vorweggenommene Werbungskosten oder Betriebsausgaben vor.

–    Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers in Zeiten der Nichtbeschäftigung: Die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können in Zeiten der Nichtbeschäftigung (z.B. Erwerbslosigkeit, Mutterschutz, Elternzeit) als vorweggenommene Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden, wenn und soweit dem Stpfl. der Abzug der Aufwendungen auch unter den zu erwartenden Umständen der späteren betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit zustehen würde.


Hinweis:
Gerade in diesen Fällen ist eine sorgfältige Dokumentation der beabsichtigten zukünftigen Berufstätigkeit angezeigt.
Bei Unternehmern ist grundsätzlich zwingende Voraussetzung für einen Betriebsausgabenabzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer, dass diese bei der Gewinnermittlung getrennt von den übrigen Aufwendungen aufgezeichnet werden. D.h. die Kosten müssen auf einem gesonderten Konto bzw. bei einer Einnahmen-Überschussrechnung z.B. in einer gesonderten Spalte separat gebucht bzw. aufgezeichnet werden.


Hinweis:
Die Finanzverwaltung akzeptiert insoweit aus Vereinfachungsgründen, dass die auf das Arbeitszimmer anteilig entfallenden Finanzierungskosten im Wege der Schätzung ermittelt werden und nach Ablauf des Wirtschafts- oder Kalenderjahres eine Aufzeichnung auf Grund der Jahresabrechnung des Kreditinstituts erfolgt. Entsprechendes gilt für verbrauchsabhängige Kosten wie z.B. Wasser- und Energiekosten. Auch ist es ausreichend, Abschreibungsbeträge einmal jährlich – zeitnah nach Ablauf des Kalender- oder Wirtschaftsjahres – aufzuzeichnen.