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Anforderungen an die Kassenführung PDF Drucken

a)    Kassensysteme
Vorweg ist darauf hinzuweisen, dass nach wie vor kein bestimmtes Kassensystem, insbesondere kein elektronisches Kassensystem vorgeschrieben ist. Im Grundsatz kann auch weiterhin mit einer „offenen Ladenkasse“ gearbeitet werden.
Die offene Ladenkasse ist schlicht eine manuelle Kasse etwa in Form einer Geldkassette und wird z.B. in kleineren Einzelhandelsgeschäften oder bei sonstigen Barkassen im Betrieb mit geringen Kassenbewegungen eingesetzt. Die Tageseinnahmen werden anhand eines Kassenberichts ermittelt. Dieser ist zehn Jahre aufzubewahren. Im Kassenbuch müssen täglich die Kassenein- und -ausgaben aufgezeichnet werden, so dass der Tagesendsaldo der Kasse rechnerisch ermittelt werden kann. Dieser ist durch einen Kassensturz (Zählung) zu überprüfen.


Hinweis:
Die offene Ladenkasse beinhaltet kaum Sicherungsmechanismen vor Manipulationen, so dass diese auch aus Sicht des Stpfl. ein Risiko darstellt. Die offene Ladenkasse eignet sich daher nur für Unternehmen mit einer geringen Anzahl an Kassen-Geschäftsvorfällen und setzt eine Führung durch den Unternehmer selbst oder sehr vertrauenswürdiges Personal voraus. Zur Absicherung sollte stets das Vier-Augen-Prinzip gewahrt sein, also insbesondere sollte Kassenführung und Kassenverbuchung nicht durch dieselbe Person erfolgen.
Das Kassenbuch ist handschriftlich oder mit einem revisionssicheren Programm zu führen. Nicht zulässig sind Änderungen in Form von Löschungen o.Ä. Sollte es z.B. zu einem Schreibfehler gekommen sein, so sollte die Zeile durchgestrichen und neu eingetragen werden.


Hinweis:
Der Bundesfinanzhof hat jüngst in dem Urteil vom 20.3.2017 (Aktenzeichen X R 11/16) bekräftigt, dass ein täglicher Kassenbericht erforderlich ist, der auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens der Bareinnahmen erstellt worden ist, wenn die Bareinnahmen mittels einer offenen Ladenkasse erfasst werden. Dies ist die Folge der jederzeitigen Möglichkeit, die Kasse bzw. die Kasseneinnahmen und -ausgaben manipulieren zu können. Dabei ist kein „Zählprotokoll“ erforderlich.
Checkliste für ein manuelles Kassenbuch


Bei einer manuellen Kassenführung sollten also folgende Punkte beachtet werden:
□    täglich erstellte Kassenberichte,
□    Kassenberichte handschriftlich, per EDV erstellt und ausgedruckt oder mit revisionssicherer Software geführt,
□    rechnerische Richtigkeit des Kassenbuchs,
□    keine Kassenfehlbeträge,
□    Dokumentation von unvermeidbaren Kassendifferenzen, z.B. durch Wechselgeldfehler,
□    Aufzeichnung der Umsätze getrennt nach Steuersätzen,
□    Geldtransfers von der Bank und zur Bank sind auch datumsmäßig zutreffend erfasst,
□    vollständiger Nachweis der Kassenpositionen mittels Belege (Ein-/Auszahlungsquittungen und Barbelege bei Kostenpositionen),
□    Eigenbelege für Privatentnahmen und -einlagen,
□    Einhaltung der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist.


Bei elektronischen Kassensystemen, also elektronischen Registrierkassen, PC-Kassensystemen und App-Systemen, übernimmt die Kasse selbst die Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle. Dies geschieht entweder bei älteren Modellen durch ein permanent gedrucktes Journal oder dadurch, dass die einzelnen Buchungsfälle im Speicher der Kasse festgehalten werden.

b)    Anforderungen an elektronische Kassensysteme

Wird ein elektronisches Kassensystem eingesetzt, so muss dies nach den Vorgaben des Schreibens des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010, welches spätestens seit dem 1.1.2017 anzuwenden ist, folgende Voraussetzungen erfüllen:
–    Die Daten des Kassensystems müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden können (insbesondere für Betriebsprüfungen),
–    alle Geschäftsvorfälle müssen einzeln aufgezeichnet werden, also der einzelne Umsatz und
–    die elektronischen Kassenaufzeichnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.


Hinweis:
Der Stpfl. sollte überprüfen, ob das eingesetzte Kassensystem die vorgeschriebene Einzelaufzeichnungspflicht einhält. Auch sollte sich der Stpfl. mit den Programmfunktionalitäten zum Export der verlangten Aufzeichnungen auf einen externen Datenträger vertraut machen. Wie alle Buchhaltungsdaten müssen auch die Kassendaten regelmäßig gesichert werden. Ein Datenverlust wird bei einer Prüfung des Finanzamts nicht akzeptiert.
Daneben sind auch bei elektronischen Kassensystemen die mit Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlichten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Hieraus ergeben sich insbesondere folgende Auswirkungen:


–    Zum Kassensystem muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen. Insoweit vorzuhaltende Bedienungsanleitungen sowie Handbücher und Wartungsprotokolle müssen über zehn Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt auch bei einem Wechsel des Kassensystems.
–    Auch die GoBD gehen vom Grundsatz der Einzelaufzeichnung aus. Weiterhin darf die Erfassung der Geschäftsvorfälle nicht unterdrückt werden. Eine Bon- oder Rechnungserteilung ohne Erfassung der vereinnahmten Beträge ist also unzulässig.
–    Ebenso aufzuzeichnen sind Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungen.


Hinweis:
Der Bundesfinanzhof hatte den Grundsatz der Einzelaufzeichnung in bestimmten Fällen eingeschränkt. Für Einzelhandelsgeschäfte, in denen Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, brauchen die baren Betriebseinnahmen in der Regel nicht einzeln aufgezeichnet zu werden. Mit Urteil vom 16.12.2014 (Aktenzeichen X R 42/13) wurde diese Aussage allerdings wesentlich relativiert: Im Urteilsfall ging es um einen Apotheker, der im Grundsatz in den Anwendungsbereich dieser Vereinfachungsregel fällt, jedoch tatsächlich eine PC-Kasse eingesetzt hat. Das Gericht führt aus, dass er gerade damit der ihm obliegenden Verpflichtung zur Aufzeichnung der einzelnen Verkäufe nachkommt und er sich in diesem Fall nicht (mehr) auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen kann. Das eingesetzte PC-Kassensystem gewährleistete, dass zum einen sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufgezeichnet (mithin insbesondere die in Geld bestehende Gegenleistung sowie den Inhalt des Geschäfts) wurden und zum anderen auch eine langfristige Aufbewahrung (Speicherung) der getätigten Einzelaufzeichnungen gewährleistet war. Bei Verwendung einer PC-Kasse ist die mit ihr bewirkte Einzelaufzeichnung auch zumutbar.
Mit dem Ende 2016 in Kraft getretenen Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde ausdrücklich gesetzlich festgeschrieben, dass beim Einsatz eines elektronischen Kassensystems alle Informationen und Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen sind. Aus Zumutbarkeitsgründen hat der Gesetzgeber klargestellt, dass eine Einzelaufzeichnungspflicht bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung entfällt. Diese Regelung betrifft laut Gesetzesbegründung insbesondere offene Ladenkassen.


Hinweis:
Die formalen Anforderungen an die Kassenführung sollten sehr ernst genommen werden. Formell ordnungsgemäß geführte Bücher tragen die Rechtsvermutung der Richtigkeit; insofern geben sie dem Stpfl. einen Vertrauensvorschuss.
Die Praxis zeigt, dass eine Schätzung der Einnahmen zu Lasten des Stpfl. kaum verhindert werden kann, wenn es dem Prüfer des Finanzamts gelingt, gravierende formale Fehler nachzuweisen. Dann geht es regelmäßig nur noch um die betragsmäßige Eingrenzung der Nachzahlung.
Checkliste für eine Kassenführung mittels elektronischer Registrierkasse


Bei einer Kassenführung mittels elektronischer Registrierkasse sollten also folgende Punkte beachtet werden:


Registrierkasse/Kassensystem:
□    Ausdrucke der Kassenstreifen und Z-Bons liegen vollständig vor – Kontrolle: lückenlose Nummern der Z-Bons,
□    Stornos sind durch Stornobons dokumentiert,
□    alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis werden unveränderbar und vollständig aufbewahrt,
□    Einzelaufzeichnung aller Umsätze,
□    die vom Kassensystem erfassten Daten müssen in elektronischer Form auslesbar sein,
□    Bedienungs- und Programmieranleitung des Geräts sowie alle weiteren Anweisungen zur Programmierung sind aufbewahrt; bei Änderungen am Kassensystem für den gesamten zehnjährigen Aufbewahrungszeitraum.


Kassenbuch:
□    täglich erstellte Kassenberichte,
□    Kassenberichte handschriftlich, per EDV erstellt und ausgedruckt oder mit revisionssicherer Software geführt,
□    rechnerische Richtigkeit des Kassenbuches,
□    keine Kassenfehlbeträge,
□    Dokumentation von unvermeidbaren Kassendifferenzen z.B. durch Stornos oder Wechselgeldfehler,
□    Aufzeichnung der Umsätze getrennt nach Steuersätzen,
□    Geldtransfers von der Bank und zur Bank sind auch datumsmäßig zutreffend erfasst,
□    vollständiger Nachweis der Buchungen mittels Belege,
□    Eigenbelege für Privatentnahmen und -einlagen,
□    Einhaltung der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist.


c)    Ab 2020: Zertifizierte Sicherheitseinrichtung
In der Praxis wurde vielfach festgestellt, dass es zahlreiche technische Möglichkeiten zur Manipulation von elektronischen Registrierkassen gibt. Tatsächlich kamen Programme zum Einsatz, die eine nachträgliche Kürzung der Einnahmen durch Löschung von Einzeldaten systematisch erlaubten. Um dies zu verhindern, wurde gesetzlich festgeschrieben, dass elektronische Registrierkassen ab dem 1.1.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen sind.


Hinweis:
Um die Umstellung zu erleichtern, hat der Gesetzgeber eine Übergangsregelung geschaffen. Nach der Übergangsregelung können alle ab dem 25.11.2010 erworbenen Kassensysteme, die bauartbedingt bis 2020 nicht auf die Anforderungen des neuen Kassengesetzes umgerüstet werden können, bis zum 31.12.2022 weiterverwendet werden.


Im Übrigen werden viele Hersteller für bestehende Kassensysteme Nachrüstlösungen anbieten. Generell sollte bei anstehenden Neuanschaffungen von Kassensystemen darauf geachtet werden, dass der Anbieter eine Nachrüstungsgarantie gibt.
Diese Sicherungseinrichtung setzt sich zusammen aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können. Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungspflichten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z.B. für Prüfungszwecke.


Hinweis:
Im Grundsatz ist die technische Lösung technologieoffen ausgestaltet. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) soll die technischen Anforderungen an diese Sicherheitseinrichtung definieren und anschließend entsprechende Anbieterlösungen zertifizieren. Technische Details für die elektronischen Aufzeichnungssysteme und die zertifizierte Sicherheitseinrichtung sind in einer gesonderten Rechtsverordnung (Kassenversicherungsordnung) festgelegt worden.
Flankiert wird dies durch eine Meldepflicht. Ab dem 1.1.2020 haben Stpfl., die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt auf einem amtlichen Vordruck mitzuteilen. Die Meldung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems bei der Finanzverwaltung abzugeben. Diejenigen Stpfl., die ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1.1.2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31.1.2020 abzugeben. Ziel dieser Meldepflicht ist es, der Finanzverwaltung eine risikoorientierte Fallauswahl für Außenprüfungen zu ermöglichen.


Hinweis:
Nach der Gesetzesbegründung soll eine gesetzliche Vermutung für die Richtigkeit der Kassenaufzeichnung bestehen, wenn eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung vorhanden ist und ordnungsgemäß genutzt wird. Dies wäre für die Stpfl. ein wesentlicher Fortschritt, denn aktuell gilt bei der Finanzverwaltung eher die Vermutung, dass Kassen nicht richtig arbeiten oder eingesetzt werden. Sehr häufig führen derzeit formale Mängel zu materiellen Hinzuschätzungen.


d)    Ab 2020: Verpflichtung zur obligatorischen Belegausgabe
Ab 2020 gilt wie bereits in vielen EU-Ländern auch in Deutschland die Pflicht zur Ausgabe von Quittungen an Kunden. Dies gilt immer dann, wenn ein elektronisches Kassensystem verwendet wird.


Hinweis:
Lediglich bei Bargeschäften mit einer Vielzahl unbekannter Personen (z.B. an Marktständen oder mobilen Verkaufseinrichtungen) kann aus Gründen der Praktikabilität und Zumutbarkeit auf die Belegausgabe verzichtet werden. Das ist allerdings nur möglich, wenn dies beim Finanzamt beantragt und eine Genehmigung hierzu erteilt wird.


Der an den Kunden auszugebende Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:
–    den vollständigen Namen und die vollständige Adresse des leistenden Unternehmers,
–    das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,
–    die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen (Dienst-)Leistung,
–    die Transaktionsnummer,
–    das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
–    die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.


Hinweis:
Es sollte rechtzeitig darauf geachtet werden, dass das eingesetzte Kassensystem diese Anforderungen erfüllt.