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Kassen-Nachschau PDF Drucken

a)    Anlässe der Kassen-Nachschau
Die Finanzverwaltung hat ab dem 1.1.2018 die Möglichkeit, bei bargeldintensiven Betrieben im Rahmen einer unangekündigten Kassen-Nachschau außerhalb einer regulären Außenprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zu prüfen. Dieses neue Prüfinstrument ist den bereits bestehenden Möglichkeiten der Umsatzsteuer- und Lohnsteuer-Nachschauen nachgebildet, die auch auf bestimmte Bereiche begrenzte Prüfungen darstellen. Auf eine mögliche Kassen-Nachschau müssen sich betroffene Betriebe vorbereiten. Bislang hat sich die Finanzverwaltung noch nicht dazu geäußert, wie eine solche Kassen-Nachschau abläuft. Daher können betroffene Stpfl. ihre Informationen aktuell nur auf den Gesetzestext und die Gesetzesmaterialien stützen.
Die Kassen-Nachschau ist nach den gesetzlichen Vorgaben nicht auf bestimmte Betriebe beschränkt. Prinzipiell kann diese also bei allen Betrieben durchgeführt werden, die eine Kasse führen. Im Fokus der Finanzverwaltung werden bargeldintensive Branchen wie Apotheken, Bäckereien, Einzelhandel, Friseure oder Gastronomie – Letztere umfassen auch Restaurants, Imbissbuden und Eisdielen – stehen. Das sind insbesondere diejenigen Branchen, die in der Vergangenheit vielfach durch Manipulationen von Kassenaufzeichnungen aufgefallen sind.
Weitere Anlässe für eine Kassen-Nachschau können aber auch sein
–    Auffälligkeiten beim internen Betriebsvergleich: Anhand der vorliegenden E-Bilanzen können Auffälligkeiten, wie z.B. gravierende Abweichungen von den Richtsätzen, festgestellt werden;
–    Risikoauswahl nach letzter Betriebsprüfung: Wenn im Rahmen der letzten Betriebsprüfung formelle und materielle Mängel bei der Kassenführung festgestellt wurden, kann mittels Kassen-Nachschau geprüft werden, ob die Mängel beseitigt wurden und
–    Zufallsauswahl.


b)    Gegenstand der Kassen-Nachschau
Die Kassen-Nachschau ist keine steuerliche Außenprüfung. Es werden ausschließlich
–    die Kassenführung,
–    die Kassenaufzeichnungen und
–    deren ordnungsgemäße Übernahme in die Buchführung
überprüft.


Zum einen werden im Rahmen der Kassen-Nachschau die technischen Formen der Kassenführung geprüft, so z.B. elektronische Kassensysteme oder computergestützte Kassensysteme wie App-Kassensysteme oder Waagen mit Registrierkassenfunktion.
Dies umfasst
–    die Prüfung, ob alle Zahlungsvorgänge über das Kassensystem erfasst werden,
–    ob die einzelnen Umsätze von der Kasse aufgezeichnet werden und diese Daten in elektronischer Form zur Auswertung zur Verfügung stehen,
–    ob das Kassensystem ordnungsgemäß eingesetzt wird,
–    ob eine ausreichende Verfahrensdokumentation zum Kassensystem vorliegt und
–    ob die Kasse kassensturzfähig ist.


Die Prüfung der Kassensturzfähigkeit erfolgt folgendermaßen:
–    Der laufende Geschäftsbetrieb wird kurz unterbrochen,
–    ein Kassenprotokoll für den aktuellen Tag (seit letztem Kassenabschluss) wird ausgedruckt,
–    zum Bar-Bestand vom Geschäftsschluss des Vortages werden die Bareinnahmen und die Barausgaben des laufenden Tages hinzuaddiert bzw. abgezogen und mit dem Kassen-Ist-Bestand verglichen. Weiterhin sind zwischenzeitlich erfolgte Entnahmen und Einlagen oder sonstige Barauslagen zu berücksichtigen.
–    Es darf sich bei ordnungsgemäßer Kassenführung nur eine geringe Differenz ergeben aus typischen Kassendifferenzen, die insbesondere durch Wechselgeldtransaktionen entstehen.
Zum anderen werden bei einer Kassen-Nachschau auch die manuellen Formen der Kassenführung geprüft:
–    „offene“ Ladenkasse mit summarischer – retrograder – Ermittlung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben oder
–    manuelle Ladenkasse, d.h. ohne Nutzung technischer Geräte und mit Einzelaufzeichnung aller Kasseneinnahmen und Kassenausgaben.


In diesen Fällen steht die Prüfung des Kassenbuchs im Vordergrund.
Letztlich wird sowohl bei Nutzung eines elektronischen Kassensystems als auch einer manuellen Kasse geprüft, ob die Aufzeichnungen des Kassenbuchs ordnungsgemäß in die Buchhaltung übernommen werden.


Hinweis:
Nach derzeitigem Stand unterliegen Taxameter und Wegstreckenzähler, Fahrscheinautomaten, Warenautomaten sowie Geldspielgeräte nicht den Anforderungen, die an elektronische Kassensysteme gestellt werden. Es ist aber damit zu rechnen, dass die Finanzverwaltung diese kurzfristig in den Anwendungsbereich mit aufnimmt.


c)    Durchführung der Kassen-Nachschau
Die Kassen-Nachschau wird beim Stpfl. vor Ort, also im Betrieb selbst von einem Mitarbeiter des Finanzamts durchgeführt. Die Prüfung erfolgt ohne vorherige Ankündigung. Der Prüfer muss einen Dienstausweis und ein Schriftstück des Finanzamts vorlegen, das ihn zur Kassen-Nachschau im konkreten Fall legitimiert.


Hinweis:
Der Prüfer muss sich allerdings nicht sofort zu erkennen geben. Vielmehr kann dieser zuerst einen Testkauf tätigen und sich zunächst verdeckt vergewissern, ob z.B. der Inhaber im Geschäftslokal anwesend ist. Die Belege aus dem Testkauf werden dann genutzt, um im Rahmen der Kassen-Nachschau zu prüfen, ob und wie diese aufgezeichnet und verbucht werden.
Auch wird dieser nicht selten einfach die Kassiervorgänge bei anwesenden Kunden beobachten, um einen ersten Eindruck von der Kassenführung zu erhalten.
Die reine Beobachtung der Art der Kassenführung und der Nutzung der Kassensysteme können Amtsträger ohne Pflicht zur Vorlage eines Dienstausweises vornehmen.


Die Kassen-Nachschau darf während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten (also Öffnungszeiten) des Betriebs durchgeführt werden.


Hinweis:
Das Betreten der Geschäftsräume muss der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben dienen. Die Amtsträger haben kein Recht, die Räumlichkeiten zu durchsuchen. Im Zweifel beschränkt sich die Prüfung insoweit auf die Inaugenscheinnahme des Kassensystems und des Kassenbuchs.
Ansprechpartner für den Prüfer des Finanzamts ist der Betriebsinhaber. Wenn der Inhaber nicht anwesend ist, hat der die Kassen-Nachschau durchführende Amtsträger (Kassen-Nachschauer) das anwesende Personal aufzufordern, den Inhaber herbeizubitten.


Hinweis:
Es sollte generell eine strikte Anweisung an das Personal erfolgen, im Falle einer Kassen-Nachschau keinerlei Auskünfte zu geben oder Unterlagen herauszugeben. Dies sollte ausschließlich der Inhaber des Betriebs vornehmen.
Fühlt sich der Stpfl. unsicher, so sollte der steuerliche Berater informiert werden, um Hilfestellung zu geben. Der Kassen-Nachschauer muss auf den Berater aber nicht warten.


Hinweis:
Generell ist es sinnvoll, bei Erscheinen eines Prüfers zur Durchführung einer Kassen-Nachschau den Steuerberater zu informieren. Dieser kann in professioneller Form mit dem Prüfer kommunizieren und die erforderlichen Daten bereitstellen. Ebenso lassen sich so Fragen oder Unklarheiten unmittelbar beantworten bzw. ausräumen.


d)    Pflichten des Unternehmers
Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen wird der Amtsträger den Stpfl. auffordern,
–    das elektronische Aufzeichnungssystem bzw. die entsprechenden elektronischen Geräte zugänglich zu machen,
–    die Verfahrensdokumentation sowie andere Organisationsunterlagen auszuhändigen,
–    Einsichtnahme in die Aufzeichnungen und Bücher in elektronischer Form zu gewähren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (= direkter Datenzugriff) oder die Aufzeichnungen und Bücher in elektronischer Form zwecks Prüfung an Amtsstelle zu überlassen (= indirekter Datenzugriff),
–    Auskünfte zu Sachverhalten zu geben, die für die Kassenführung von Bedeutung sind,
–    die Kassenaufzeichnungen der Vortage auszuhändigen sowie
–    einen Kassensturz durchzuführen.


Der Prüfer wird regelmäßig um Übergabe der im Kassensystem aufgezeichneten digitalen Daten in digitaler Form bitten, um diese in seinem System auswerten zu können. Diese Daten wird der Prüfer auf Vollständigkeit hin überprüfen und ermitteln, ob Auffälligkeiten, wie Lücken im Datensatz oder ungewöhnliche Stornobuchungen festzustellen sind. Des Weiteren wird der Prüfer die Daten des Kassensystems mit den in der Buchhaltung verbuchten Umsatzerlösen abgleichen.


Hinweis:
Für Kalenderjahre nach dem 31.12.2019 ist zu beachten, dass die Amtsträger die Übermittlung der Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen können bzw. fordern können, dass Buchungen und Aufzeichnungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden. Derzeit besteht diese Anforderung noch nicht. Aktuell reicht es vielmehr aus, wenn die vom Kassensystem aufgezeichneten Einzeldaten in digitaler Form auf einem Datenträger abgespeichert werden können.
Darüber hinaus gilt, dass Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft werden/wurden, und die die aktuellen Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllen (insbesondere also eine Einzeldatenspeicherung gewährleisten), aber nicht mit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können, bis zum 31.12.2022 weiterverwendet werden können.


Wichtig ist, technische Unterlagen zum eingesetzten Kassensystem aufzubewahren und griffbereit vorzuhalten. Der Bundesfinanzhof vertritt ebenso wie die Finanzverwaltung die Auffassung, dass die zu einer PC-Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts, aufbewahrt werden müssen.


Hinweis:
Der Unternehmer sollte die Verfahrensdokumentation des Herstellers, das Handbuch und seine eigenen Verfahrensdokumentationen, die die Kasse betreffen, insbesondere also die Kassenanweisung, auf einem USB-Stick zur jederzeitigen Übergabe an einen Kassen-Nachschauer vorhalten.
Werden die Kassenberichte und zugehörige Belege, wie die Z-Bons/Tagesauszüge der Kasse und Barbelege nicht im Betrieb aufbewahrt, sondern z.B. beim Steuerberater, der diese in die Buchhaltung übernimmt, so kann der Prüfer die Übergabe der entsprechenden Daten, also der Kassenberichte einschließlich Kassenbelege und der Kassenbuchungen verlangen.


e)    Folgen der Kassen-Nachschau
Im Normalfall sollte Ergebnis der Kassen-Nachschau sein, dass die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung bestätigt wird. Werden dagegen Mängel festgestellt, so ist derzeit noch offen, wie die Finanzverwaltung hierauf reagiert. Es ist zu erwarten, dass bei kleineren Mängeln der Stpfl. innerhalb einer gewissen Frist Abhilfe schaffen kann. Bei größeren Mängeln dürfte die Finanzverwaltung unmittelbar zu einer steuerlichen Außenprüfung übergehen, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung insgesamt und ggf. aufgetretene Fehler feststellen zu können.
Geschaffen wurden auch neue Bußgeldtatbestände. Demnach ist eine Ordnungswidrigkeit gegeben, wenn
–    die verwendete Kasse insbesondere nicht über die Möglichkeit zur Einzelaufzeichnung verfügt oder die Geschäftsvorfälle nicht vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet werden;
–    kein oder kein richtiger Schutz eines elektronischen Aufzeichnungssystems durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung besteht.
Die neuen speziellen Bußgeldtatbestände für Verstöße gegen die Ordnungsvorschriften für Kassen gelten ab dem Jahr 2020. Es kann für Verstöße eine Geldbuße von bis zu 25 000 € festgesetzt werden.